優先順位を正しく決めよう
優先順位の大切さ
学生時代の夏休みの宿題を、8月31日になってから慌てて取り掛かるという経験をしてきた人も、少なくないでしょう。もちろん最初から計画を立てて、無理なく進めることが大切なのは、誰しも分かっていることですし、夏休みの最初には、張り切って計画を立てていたのかもしれません。
しかし期限にある程度の余裕がある場合に限って、ついつい後回しにしてしまい、気が付くと締め切りが間近に迫って青くなる、ということはありがちなものです。社会人になって、様々な仕事をこなすようになれば、複数の仕事を同時進行で片付けたり、時間を有効に使わなければ、たちまち行き詰まってしまいます。特に取引先や社内の連携など、他人に迷惑のかかるような状況では、抱えている仕事に優先順位をつけて、着実に実行するというビジネススキルが求められます。
期限の迫っているもの
そこで優先順位のつけ方ですが、まずはすべての仕事の期限を確認することから始めましょう。そもそも上司との間では、報告・連絡・相談は基本であり、手戻りや勘違いのないように、よく確認することが大切です。その上で、締め切りに間に合わせるため、締め切りの近いものから手を付けます。もちろん急な仕事が入る場合もあるでしょうし、思わぬトラブルに見舞われることもあるでしょう。そのためそれぞれの仕事にかかる時間や作業量を、あらかじめ見積もっておくことが大切です。
ある程度慣れた仕事であれば、どの程度のスピードで処理できるのかが分かるでしょう。また他の人との連絡が必要な場合には、相手の都合も考慮に入れて、早めに進めることも必要です。その際には、連絡をできるだけ少ない機会で確実に済ませられるように、質問や伝達事項を前もってまとめておくことも大切になります。
すぐに取り掛かれるもの
また仕事の中には、数時間や数日、あるいは数ヶ月かかるものから、5分程度で終わるものまで、様々なものがあります。集中して取り組まなければならないものは、例えば電話や来客の取次ぎのない環境を、自ら作ることも大切ですが、逆に上司に急ぎのコピーを頼まれるなど、後回しにするよりも、すぐに処理した方が効率が良い場合もあります。そこですぐに取り掛かれるものは、できるだけその場で短時間で済ませてしまいましょう。
自分が処理しなければならないもの
会社勤めをしていると、部下や同僚などと、様々な場面で協力しながら仕事を進めることになります。そこで自分が抱えている仕事の中で、誰かに任せられるものがあれば、さっさと渡してしまうという判断も大切です。もちろん監督や確認は必要ですが、そうすることによって、逆に自分が処理しなければならないものに集中することができます。
